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公司Email應該自己host 或是用網頁寄存公司的?

有朋友問過我們公司Email 係唔係要買Email Server 例如Microsoft Exchange 之類,佢問得呢條問題可想而知佢地唔會係好大型公司,只係一般的中小企。


部份新成立的公司為節省成本,初期都可能使用開初ISP 提供的email address
[email protected]com 或者Gmail、Yahoo或Hotmail 等等作為公司通訊用的電郵信箱。不久,有人會意識到該Email Address 的域名部分(即 @xxx.com) 始終包含第三方的公司名稱,看來不專業,希望擁有完全屬於自己公司的電郵地址。

當開始搜集資料就會發現一堆疑問,一般最常見如下:

  • 是否一定要自己架設Email Server?
  • 如設置自己的Email Server是否只有Microsoft Exchange 選擇?
  • 坊間看到有年費$300-$9000 不等的服務,該如何選擇?
  • 公司電郵寄存在第三方公司安全嗎?
Email Server

是否一定要自己架設Email Server?


不一定要把Email Server 架設在自己公司,坊間有不同的供應商提供電郵服務。當然管理自己的伺服器自由度最高,需要的資源($$$)同樣亦最高。

如設置自己的Email Server是否只有Microsoft Exchange 選擇?
當然不是,最著名的非Linux 的Postfix 莫屬吧。

坊間看到有年費$300-$9000 不等的服務,該如何選擇?


一般功能上表面大同小異,可以注意以下各項:

  • 總容量
  • 郵箱數量
  • 每個郵箱容量
  • 垃圾電郵過濾
  • 電郵病毒過濾
  • 電郵加密
  • 電郵轉寄
  • 電郵別名
  • 網上電郵
  • POP3/IMAP 支援
  • 在線保證

當中幾個項目我會比較關心,其中垃圾電郵和病毒過濾功能我認為十分重要。不計算公司電腦中毒的影響,只計算員工需要花多少時間篩選有用的電郵也讓你震驚。

假設所有員工時薪$100,每天累積花30分鐘檢查並刪除有問題的電郵,共有員工5名,那麼:

$100 x 0.5小時 x 5人 x 30天 = 每月有$7500支出來自員工使用電郵服務

別看輕那30分鐘呢…

公司電郵寄存在第三方公司安全穩定嗎?


視乎服務供應商的規模和能力了,如果資源有限,我相信自行架設伺服器的Downtime 一般比專門的服務供應商高吧。

此外,服務供應商的規模和信譽我認為是先決條件,因為終斷服務時所衍生的支出往往比帳面看見的支出大。假如電郵服務暫停了,你需要人手聯絡供應商跟進服務運作,員工需要改變工作模式以維持業務,當沒有電郵服務計算一天會損失多少人工,你自然懂得選擇。

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